Compliance
Hinweisgebersystem

Unser Hinweisgebersystem ermöglicht es allen Personen, Hinweise anonym und ohne Risiko persönlicher Konsequenzen zu melden.

Das Hinweisgebersystem wird über den externen Anbieter otris software AG bereitgestellt. Der Schutz der Hinweisgeber steht an oberster Stelle. Daher haben wir Maßnahmen getroffen, um diesen Schutz auch durch unseren externen Anbieter zu gewährleisten.

Übersicht

• Vorgehensweise
• Zugang zur Meldeplattform
• Grundsätze des Hinweisgebersystems
• Weitere Möglichkeiten zur Hinweisabgabe

Vorgehensweise

1. Melden von Verstößen

Mitarbeitende und Dritte im betrieblichen Kontext der Hanse-Residenz Lübeck GmbH können Verstöße gegen geltende Gesetze, Rechtsvorschriften sowie unternehmenseigene Richtlinien, Verfahrens- oder Arbeitsanweisungen über unser integriertes Hinweisgebersystem melden.

2. Bestätigung des Hinweises

Nachdem Sie Ihren Hinweis abgegeben haben, erhalten Sie innerhalb von 7 Tagen eine Bestätigung über den Eingang. Mit Hilfe einer Hinweis-ID und des von Ihnen festgelegten Passworts haben Sie die Möglichkeit, den Status und die Nachverfolgbarkeit Ihres Hinweises auf der Meldeplattform zu überprüfen, wobei Ihre Anonymität gewahrt bleibt.

3. Prüfung und Untersuchung

Eingehende Hinweise werden von unserer internen Meldestelle auf Stichhaltigkeit geprüft und darauf basierend ggf. weitere Untersuchungen eingeleitet und Maßnahmen ergriffen. Nach Abschluss des Verfahrens, spätestens 3 Monate nach der Eingangsbestätigung, erhalten Sie eine Mitteilung über den Ausgang des Verfahrens, die Sie mit Hilfe Ihrer PIN abrufen können.

4. Ggf. Einwilligung zur Informationsweitergabe

In manchen Fällen kann es notwendig sein, zur Ergreifung von Folgemaßnahmen Ihre Informationen weiterzugeben. Hierfür benötigen wir grundsätzlich Ihre Einwilligung. Die Hanse-Residenz Lübeck GmbH beachtet zu jeder Zeit das Verbot von Repressalien gegenüber Hinweisgebern.

Grundsätze des Hinweisgebersystems

• Anonymität

  Sie können Ihre Meldung anonym abgeben. Personenbezogene Daten sind optional und werden nur von der internen Meldestelle zur stichhaltigen Prüfung verwendet. Wenn weitere Maßnahmen erfolgen, bei denen eine Offenlegung oder Rückschluss auf Ihre Identität möglich ist, benötigen wir Ihre schriftliche Einwilligung zur Weitergabe Ihrer Informationen.

• Freiwilligkeit

  Alle Meldungen erfolgen auf freiwilliger Basis. Die Nennung Ihres Namens ist optional und nicht verpflichtend. Wenn Sie Ihren Hinweis an die Hanse- Residenz Lübeck GmbH weiterleiten möchten, wird Ihre Zustimmung zur Verwendung personenbezogener Daten erfragt.

• Sanktionsfreiheit

  Hinweisgebern drohen keinerlei Sanktionen. Wir achten darauf, dass keine Repressalien gegenüber Hinweisgebern stattfinden.

• Unabhängigkeit

  Die interne Meldestelle arbeitet unabhängig von dienstlichen Weisungen der Hanse-Residenz Lübeck GmbH.

• Vertraulichkeit

  Personenbezogene Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Alle Meldungen und damit verbundenen Prüfungen werden vertraulich behandelt. Die Beteiligten sind zur Geheimhaltung verpflichtet. Diese Verpflichtung gilt auch nach Beendigung ihrer Funktion. Bei Maßnahmen, die eine Offenlegung oder Rückschluss auf Ihre Identität ermöglichen, benötigen wir Ihre schriftliche Einwilligung zur Weitergabe Ihrer Informationen.

Weitere Möglichkeiten zur Hinweisabgabe

Neben der zuvor genannten digitalen Meldeplattform über den externen Anbieter stehen Ihnen weitere Meldekanäle zur Verfügung. Selbstverständlich gelten auch für diese Meldekanäle unsere Grundsätze des Hinweisgebersystems.

• Telefonische Hinweisabgabe über unseren eigens dafür eingerichteten Telefonservice:
  0451 160852-15

• Hinweisabgabe per E-Mail an:
  sicher-melden@hub24.de

• Hinweisabgabe per Brief an:
  Herold Unternehmensberatung GmbH
  Vertraulich / Compliance
  Hafenstraße 1a
  23568 Lübeck